📖 面会予約システム 操作マニュアル

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このマニュアルについて

施設スタッフが面会予約システムを操作するための手引きです。
分からなくなったら、管理画面の「📖 操作マニュアル」からいつでもこのページを開けます。

目次

  1. このシステムでできること
  2. 毎日の業務：予約を確認する
  3. 新しい利用者が入ったとき
  4. フロアが変わったとき
  5. 退所したとき
  6. PCの初期設定（役割・通知）
  7. ご家族の使い方（説明用）
  8. 予約のルール
  9. 困ったとき・連絡先

1このシステムでできること

ご家族が LINE から面会の予約をし、スタッフは パソコンの管理画面 で予約を確認します。

ご家族LINEで友だち追加 → 初回登録 → メニューから面会予約
スタッフ管理画面で予約を確認 → 「確認」ボタンを押す
個人情報クラウドには利用者名・予約コード程度のみ。病状・部屋番号などは保存しません

2毎日の業務：予約を確認する

管理画面（/admin/）を開くと、カレンダーと予約のスケジュールが表示されます。

管理画面トップ（カレンダーとスケジュール）
管理画面トップ。上のカレンダーで予約のある日に色がつき（オレンジ＝未確認あり）、件数も表示。日付をクリックすると、その日の予約が時間順に表示されます。
  1. カレンダーを見る：予約のある日は色がつきます。オレンジ＝未確認あり、緑＝すべて確認済み。数字は件数です。
  2. 日付をクリック：その日の予約が時間順に一覧表示されます。もう一度押すと解除されます。
  3. 内容を確認：時間・階・利用者名・予約者(家族)・人数が表示されます。
  4. 「確認」ボタンを押す：内容を確認したら押してください。未確認→確認済みに変わります。
  5. 申し送りメモ（任意）：「詳細」を開くとメモ欄があります。入力して「メモ保存」。メモがある予約には ⚠ 申し送りあり と表示されます。
💡 新しい予約が入ると通知音が鳴ります。最初に画面右上の「通知を有効化」を一度押しておいてください。
⚠ 画面は10秒ごとに自動更新されます。メモを入力している間は更新が止まるので、ゆっくり入力して大丈夫です。

3新しい利用者が入ったとき

新しい利用者のご家族に「予約コード入りのパンフレット」を渡します。

  1. 管理画面の上「🗂 コード管理」を開く。
  2. 利用者名とフロアを入力し、「＋ 追加（コード自動発行）」を押す。→ コードが自動で作られます。
  3. そのコードの行の「📰 パンフレット」ボタンを押す。→ その方専用のA4パンフレットが開きます。
  4. 「🖨 印刷する」でA4印刷し、ご家族にお渡しする。
コード管理画面
コード管理画面。上で利用者名とフロアを入れて「＋追加」するとコードが自動発行。各行で名前の修正・フロア変更・無効化・パンフレット印刷ができます。
ご家族に渡すパンフレット
ご家族に渡すパンフレット（A4 1枚）。① 友だち追加 → ② 初回登録 のQRが並びます。利用者名と予約コードが入り、階の表示は出ません。
💡 何人分もまとめて印刷したいときは、管理画面上の「📰 パンフレット印刷」から、階ごと・全員分を一度に印刷できます。
💡 パンフレットには階の表示は出ません（ご家族への配慮）。コードと登録用QRのみ載ります。

4フロアが変わったとき

利用者が別のフロアに移動した場合も、ご家族の登録はそのままでOKです。

  1. 「🗂 コード管理」を開く。
  2. 対象の利用者の行で、「フロア変更」のドロップダウンから新しい階を選ぶ。
  3. 「保存」を押す。→ これだけで完了です。
💡 ご家族は何もしなくて大丈夫です。次回の予約から自動で新しい階で受付されます。

5退所したとき

  1. 「🗂 コード管理」を開く。
  2. 対象の利用者の行で「無効にする」を押す。
💡 無効にすると、そのコードでの新しい予約は受け付けられなくなります。記録は残るので、また有効に戻すこともできます。

6PCの初期設定（役割・通知）

初めてそのパソコンで管理画面を開いたときに、役割を設定します。

事務PC（全フロア）全フロアの予約を確認・対応できます（平日8:30〜17:30は事務が対応）
各階リーダーPC担当フロアの予約だけ表示。事務時間外（夜間・休日）は各階で対応
PC識別子「事務PC-1」「3階ナースステーション」など、どのPCで確認したか記録用
💡 設定を変えたいときは画面右上の「設定変更」から変更できます。

7ご家族の使い方（説明用）

ご家族から聞かれたときの案内です。

  1. 友だち追加：パンフレットの「①友だち追加」QRを読み取り、治優園の公式LINEを追加。
  2. 初回登録：パンフレットの「②初回登録」QRを読み取ると、コードが自動で入った画面が開く。お名前と電話番号を入力。（最初の1回だけ）
  3. 予約：LINEの画面下メニュー「面会を予約する」から、日付・時間を選んで送信。
💡 予約が完了すると、ご家族のLINEに「受付完了」メッセージが自動で届きます。

8予約のルール

面会できる日予約日の3日後以降（お急ぎは電話対応）
面会時間（午前）9:40 〜 10:40 の間で開始（10分刻み）
面会時間（午後）14:00 〜 15:40 の間で開始（10分刻み）
1組あたり面会20分＋入れ替え10分
同じフロアの重複前の面会の開始から30分以内は予約できません（自動で「×」表示）
同じ日の重複1人の利用者につき、同じ面会日は1回まで（ご家族が複数いても1回）
予約番号「R＋面会日＋4桁」（例：R20260610-…）。番号を見ればいつの面会か分かります
⚠ 日時の変更・キャンセルはご家族が画面からはできません。お電話で受け、必要なら施設側で対応してください。

9困ったとき・連絡先

管理画面が開けないID・パスワードを確認。URLは /admin/
予約が表示されない役割設定（事務／各階）と時間帯を確認。事務PCは夜間・休日は表示されません
家族が登録できないコードが「有効」か、コード管理で確認
施設代表電話0880-35-3000